Защита персональных данных

Положение об обработке и защите

персональных данных в базах персональных данных,

владельцем которых является продавец

Содержание

  1. Общие понятия и сфера применения.
  2. Перечень баз персональных данных.
  3. Цель обработки персональных данных.
  4. Порядок обработки персональных данных: получение согласия, уведомление о правах и действиях с персональными данными субъекта персональных данных.
  5. Местонахождение базы персональных данных.
  6. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам.
  7. Защита персональных данных: способы защиты, ответственное лицо, работники, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с исполнением своих служебных обязанностей, срок хранения персональных данных.
  8. Права субъекта персональных данных.
  9. Порядок работы с запросами субъекта персональных данных.
  10. Государственная регистрация базы персональных данных.

  1. Общие понятия и сфера применения.
    1. Настоящим Порядком обработки персональных данных (далее – Порядок) определены общие требования к обработке и защите персональных данных субъектов персональных данных, обрабатываемых полностью или частично с применением автоматизированных средств.
    2. Владельцы, распорядители персональных данных самостоятельно определяют порядок обработки персональных данных, учитывая специфику обработки персональных данных в различных сферах, в соответствии с требованиями, определенными Законом Украини «Про защиту персональних даних».
    3. Требования настоящего Порядка учитываются во время разработки кодексов поведения в отношении обработки персональных данных согласно Статье 27 Закона.
    4. В этом Положении приведенные ниже термины употребляются в таком значении:

      - база персональных данных — именованная совокупность упорядоченных персональных данных в электронной форме и/или в форме картотек персональных данных;

      - ответственное лицо — лицо, которое организует работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке, в соответствии с законом;

      - владелец базы персональных данных — физическое или юридическое лицо, которому законом или по согласию субъекта персональных данных предоставлено право на обработку этих данных, которое утверждает цель обработки персональных данных в этой базе данных, устанавливает состав этих данных и процедуры их обработки, если иное не определено законом;

      - государственный реестр баз персональных данных — единая государственная информационная система сбора, накопления и обработки сведений о зарегистрированных базах персональных данных;

      - общедоступные источники персональных данных — справочники, адресные книги, реестры, списки, каталоги, другие систематизированные сборники открытой информации, содержащие персональные данные, размещенные и опубликованные с согласия субъекта персональных данных;

      - не считаются общедоступными источниками персональных данных социальные сети и интернет-ресурсы, в которых субъект персональных данных оставляет свои персональные данные (кроме случаев, когда субъектом персональных данных прямо указано, что персональные данные размещены с целью их свободного распространения и использования);

      - согласие субъекта персональных данных — любое документированное, добровольное волеизъявление физического лица относительно предоставления разрешения на обработку его персональных данных согласно сформулированной цели их обработки;

      - обезличивание персональных данных — изъятие сведений, позволяющих идентифицировать личность;

      - обработка персональных данных — любое действие или совокупность действий, осуществленных полностью или частично в информационной (автоматизированной) системе и/или в картотеках персональных данных, которые связаны со сбором, регистрацией, накоплением, хранением, адаптированием, изменением, возобновлением, использованием (распространением, реализацией, передачей), обезличением, уничтожением сведений о физическом лице;

      - персональные данные — сведения или совокупность сведений о физическом лице, которое идентифицировано или может быть конкретно идентифицировано;

      - распорядитель базы персональных данных — физическое или юридическое лицо, которому владельцем базы персональных данных или законом предоставлено право обрабатывать эти данные;

      - не является распорядителем базы персональных данных лицо, которому владельцем и/или распорядителем базы персональных данных поручено осуществлять работы технического характера с базой персональных данных без доступа к содержанию персональных данных;

      - субъект персональных данных — физическое лицо, в отношении которого в соответствии с законом осуществляется обработка его персональных данных;

      - третье лицо — любое лицо, за исключением субъекта персональных данных, владельца или распорядителя базы персональных данных и уполномоченного государственного органа по вопросам защиты персональных данных, которому владельцем или распорядителем базы персональных данных осуществляется передача персональных данных согласно закону;

      - особые категории данных — персональные данные о расовом или этническом происхождении, политических, религиозных или мировоззренческих убеждениях, членство в политических партиях и профессиональных союзах, а также данных, касающихся здоровья или половой жизни.

    5. Данное Положение обязательно для применения ответственным лицом и сотрудниками продавца, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с исполнением своих служебных обязанностей.
  2. Перечень баз персональных данных.
    1. Продавец является владельцем следующих баз персональных данных:

      - База персональных данных контрагенты

  3. Цель обработки персональных данных.
    1. Целью обработки персональных данных в системе является хранение и обслуживание данных контрагентов, в соответствии со статьями 6,7 Закона Украины «О защите персональных данных».
    2. Целью обработки персональных данных является обеспечение реализации гражданско-правовых отношений, предоставления/получения и осуществления расчетов за приобретенные товары/услуги согласно Налоговому кодексу Украины, Закона Украины «Про бухгалтерский учет и финансовую отчетность в Украине».
  4. Порядок обработки персональных данных: получение согласия, уведомление о правах и действиях с персональными данными субъекта персональных данных.
      1. Обработка персональных данных осуществляется владельцем персональных данных только с согласия субъекта персональных данных, за исключением тех случаев, когда такое согласие не требуется по Закону.
      2. Согласие субъекта на обработку его персональных данных должно быть добровольным согласно сформулированной цели их обработки.
      3. Согласие может предоставляться субъектом в письменной или электронной форме, что позволяет сделать вывод о предоставлении. В случае предоставления согласия в электронной форме, его целесообразно заверять электронной подписью субъекта персональных данных.
      4. Согласие субъекта персональных данных предоставляется во время оформления гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством.
      5. Владелец персональных данных, кроме случаев, предусмотренных законодательством Украины, уведомляет субъекта персональных данных о составе и содержании собранных персональных данных, его правах, определенных Законом, целях сбора персональных данных и третьих лицах, которым передаются его персональные данные:

    – в момент сбора персональных данных, если персональные данные собираются у субъекта персональных данных;

    – в других случаях в течение тридцати рабочих дней со дня сбора персональных данных.

    Владелец хранит информацию (документы), подтверждающие предоставление заявителю вышеуказанной информации в течение всего периода обработки персональных данных.

  5. Местонахождение базы персональных данных.
    1. Указанные в разделе 2 настоящего Положения базы персональных данных находятся по адресу: 49008, Дніпропетровская область, г. Днепр, улица Надежды Алексеенко, 100.
  6. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам.
    1. Порядок доступа к персональным данным третьих лиц определяется условиями согласия субъекта персональных данных, предоставленным владельцу базы персональных данных на обработку этих данных, или в соответствии с требованиями закона.
    2. Доступ к персональным данным третьему лицу не предоставляется, если указанное лицо отказывается принять на себя обязательства по обеспечению выполнения требований Закона Украины «О защите персональных данных» или не в состоянии их обеспечить.
    3. Субъект отношений, связанных с персональными данными, подает запрос о доступе (далее – запрос) к персональным данным владельцу базы персональных данных.
    4. В запросе указываются:

      - фамилия, имя и отчество, место жительства (место нахождения) и реквизиты документа, удостоверяющего физическое лицо, которое подает запрос (для физического лица – заявителя);

      - наименование, местонахождение юридического лица, подающего запрос; должность, фамилия, имя и отчество лица, удостоверяющего запрос; подтверждение того, что содержание запроса соответствует полномочиям юридического лица (для юридического лица – заявителя);

      - фамилия, имя и отчество, а также другие сведения, позволяющие идентифицировать физическое лицо, в отношении которого делается запрос;

      - сведения о базе персональных данных, в отношении которой подается запрос, сведения о владельце или распорядителе этой базы;

      - перечень запрашиваемых персональных данных;

      - цель запроса.

    5. Срок изучения запроса на предмет его удовлетворения не может превышать десяти рабочих дней со дня его поступления. В течение этого срока владелец базы персональных данных доводит до сведения лица, которое подает запрос, что запрос будет удовлетворен или соответствующие персональные данные не подлежат предоставлению, с указанием основания, определенной в соответствующем нормативно-правовом акте. Запрос удовлетворяется в течение тридцати календарных дней со дня его поступления, если иное не предусмотрено законом.
    6. Все работники интернет-магазина «ROMB» обязаны соблюдать требования конфиденциальности в отношении персональных данных и информации относительно счетов в ценных бумагах и обращении ценных бумаг.
    7. Отсрочка доступа к персональным данным третьих лиц допускается в случае, если необходимые данные не могут быть предоставлены в течение тридцати календарных дней со дня поступления запроса. При этом общий срок решения вопросов, затронутых в запросе, не может превышать сорока пяти календарных дней.
    8. Сообщение об отсрочке доводится до сведения третьего лица, подавшего запрос, в письменной форме с разъяснением порядка обжалования такого решения.
    9. В уведомлении об отсрочке указываются:

      - фамилия, имя и отчество должностного лица;

      - дата отправки сообщения;

      - причина отсрочки;

      - срок, в течение которого будет удовлетворен запрос.

    10. Отказ в доступе к персональным данным допускается, если доступ к ним запрещен согласно закону.
    11. В сообщении об отказе указываются:

      - фамилия, имя, отчество должностного лица, которое отказывает в доступе;

      - дата отправки сообщения;

      - причина отказа.

    12. Решение об отсрочке или отказе в доступе к персональным данным может быть обжаловано в уполномоченный государственный орган по вопросам защиты персональных данных, других органов государственной власти и органов местного самоуправления, к полномочиям которых относится осуществление защиты персональных данных, или в суд.
  7. Защита персональных данных: способы защиты, ответственное лицо, работники, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с исполнением своих служебных обязанностей, срок хранения персональных данных.
    1. Владельца базы персональных данных обеспечено системными и программно-техническими средствами и средствами связи, которые предотвращают потери, кражи, несанкционированное уничтожение, искажение, дробление, копирование информации и отвечают требованиям международных и национальных стандартов.
    2. Ответственное лицо организует работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке в соответствии с законом. Ответственное лицо определяется приказом Владельца базы персональных данных. Обязанности ответственного лица по организации работы, связанной с защитой персональных данных при их обработке, указываются в должностной инструкции.
    3. Ответственное лицо обязано:

      - знать законодательство Украины в сфере защиты персональных данных;

      - разработать процедуры доступа к персональным данным сотрудников в соответствии с их профессиональными или служебными, или трудовых обязанностей;

      обеспечить выполнение сотрудниками Владельца базы персональных данных требованиям законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих деятельность Владельца базы персональных данных в отношении обработки и защиты персональных данных в базах персональных данных;

      - разработать порядок (процедуру) внутреннего контроля над соблюдением требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих деятельность Владельца базы персональных данных в отношении обработки и защиты персональных данных в базах персональных данных, который, в частности, должен содержать нормы о периодичности осуществления такого контроля;

      - сообщать Владельцу базы персональных данных о фактах нарушений сотрудниками требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих деятельность Владельца базы персональных данных в отношении обработки и защиты персональных данных в базах персональных данных в срок не позднее одного рабочего дня с момента выявления таких нарушений;

      - обеспечить хранение документов, подтверждающих предоставление субъектом персональных данных согласия на обработку своих персональных данных и уведомления указанного субъекта о его правах.

    4. С целью выполнения своих обязанностей ответственное лицо имеет право:

      - получать необходимые документы, в том числе приказы и другие распорядительные документы, выданные Владельцем базы персональных данных, связанные с обработкой персональных данных;

      - делать копии с полученных документов, в том числе копии файлов, любых записей, хранящихся в локальных вычислительных сетях и автономных компьютерных системах;

      - участвовать в обсуждении выполняемых им обязанностей организации работы, связанной с защитой персональных данных при их обработке;

      - вносить на рассмотрение предложения по улучшению деятельности и совершенствованию методов работы, подавать замечания и варианты устранения выявленных недостатков в процессе обработки персональных данных;

      - вносить на рассмотрение предложения по улучшению деятельности и совершенствованию методов работы, подавать замечания и варианты устранения выявленных недостатков в процессе обработки персональных данных;

      - подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

    5. Работники, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с исполнением своих служебных (трудовых) обязанностей обязаны соблюдать требования законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, в отношении обработки и защиты персональных данных в базах персональных данных.
    6. Работники, имеющие доступ к персональным данным, в том числе, осуществляют их обработку, обязаны не допускать разглашения в любой способ персональных данных, которые им было доверено или которые стали известны в связи с выполнением профессиональных или служебных, или трудовых обязанностей. Такое обязательство остается в силе после прекращения ими деятельности, связанной с персональными данными, кроме случаев, установленных законом.
    7. Лица, имеющие доступ к персональным данным, в том числе, осуществляют их обработку в случае нарушения ими требований Закона Украины «О защите персональных данных» несут ответственность согласно законодательству Украины.
    8. Персональные данные не должны храниться дольше, чем это необходимо для цели, для которой такие данные сохраняются, но в любом случае не дольше срока хранения данных, определенного согласием субъекта персональных данных на обработку этих данных.
  8. Права субъекта персональных данных.
    1. Субъект персональных данных имеет право:

      - знать о местонахождении базы персональных данных, содержащей его персональные данные, ее назначение и наименование, местонахождение и/или место проживания (пребывания) владельца или распорядителя этой базы или дать соответствующее поручение относительно получения этой информации уполномоченным им лицам, кроме случаев, установленных законом;

      - получать информацию об условиях предоставления доступа к персональным данным, в частности информацию о третьих лицах, которым передаются его персональные данные, содержащиеся в соответствующей базе персональных данных;

      - на доступ к своим персональным данным, содержащимся в соответствующей базе персональных данных;

      - получать не позднее, чем за тридцать календарных дней со дня поступления запроса, кроме случаев, предусмотренных законом, ответ о том, хранятся ли его персональные данные в соответствующей базе персональных данных, а также получать содержание его персональных данных, которые хранятся;

      - предъявлять мотивированное требование с возражением против обработки своих персональных данных органами государственной власти, органами местного самоуправления при осуществлении их полномочий, предусмотренных законом;

      - предъявлять мотивированное требование относительно изменения или уничтожения своих персональных данных любым владельцем и распорядителем этой базы, если эти данные обрабатываются незаконно или являются недостоверными;

      - на защиту своих персональных данных от незаконной обработки и случайной потери, уничтожения, повреждения в связи с умышленным сокрытием, непредоставлением или несвоевременным их предоставлением, а также на защиту от предоставления сведений, которые являются недостоверными или позорят честь, достоинство и деловую репутацию физического лица;

      - обращаться по вопросам защиты своих прав относительно персональных данных к органам государственной власти, органов местного самоуправления, к полномочиям которых относится осуществление защиты персональных данных;

      - применять средства правовой защиты в случае нарушения законодательства о защите персональных данных.

  9. Порядок работы с запросами субъекта персональных данных.
    1. Субъект персональных данных имеет право на получение любых сведений о себе у любого субъекта отношений, связанных с персональными данными, без указания цели запроса, кроме случаев, установленных законом.
    2. Доступ субъекта персональных данных к данным о себе осуществляется безвозмездно.
    3. Субъект персональных данных подает запрос о доступе (далее – запрос) к персональным данным владельцу базы персональных данных. В запросе указываются:

      - фамилия, имя и отчество, место жительства (место нахождения) и реквизиты документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных;

      - другие сведения, позволяющие идентифицировать личность субъекта персональных данных;

      - сведения о базе персональных данных, в отношении которой подается запрос, сведения о владельце или распорядителе этой базы;

      - перечень запрашиваемых персональных данных.

    4. Срок изучения запроса на предмет его удовлетворения не может превышать десяти рабочих дней со дня его поступления. В течение этого срока владелец базы персональных данных доводит до сведения субъекта персональных данных – запрос будет удовлетворено или соответствующие персональные данные не подлежат предоставлению, с указанием основания, определенной в соответствующем нормативно-правовом акте. Запрос удовлетворяется в течение тридцати календарных дней со дня его поступления, если иное не предусмотрено законом.
  10. Государственная регистрация базы персональных данных.
    1. Государственная регистрация баз персональных данных осуществляется согласно статье 9 Закона Украины «О защите персональных данных».